Toodledoでタスク管理を始めて、3ヶ月が経ちました


3ヶ月くらい前に、あなたの1日は27時間になる。――「自分だけの3時間」を作る人生・仕事の超整理法という本を読んだことをキッカケに、今まで手を出さなかったTo-Doアプリを使い始めました。

AppStoreにはタスク管理のアプリが山ほどありますが、私は永年、紙の手帳を使っていて、それで不自由なかった為、アプリを使うモチベーションはありませんでした。

そんな私が、著者オススメのToodledoを使ってみた訳ですが、なんと、3日坊主の私が今日までの3ヶ月間ずっと使い続けています。自分でもビックリ(笑)。

以下、ToDoリストを3か月使ってみた感想です。

サブタスク機能、いらなかった。

著者も使っていないようですが、私も、結局使っていません。

サブタスクというのは、親タスク–子タスク–孫タスク…といった階層関係のあるタスクのことです。階層化できると、例えば、プロジェクト–工程-作業…といった感じで、直感的にタスクを表現できます。

やってみようと思い立った時、「サブタスク」機能がどこまで充実しているか?という観点で色々なアプリを評価しました。

タスクを作成しているうちは気づかなかったのですが、”今日やるタスク”という視点でタスクを串刺しすると、どのアプリも、該当する子タスクのタイトルしか表示してくれません。「設計書作成」というタイトルでは何をすべきか分かりません。「〇〇プロジェクトの設計書作成」というところまでタイトルに含まれている必要があるのです。

じゃあいっそ、子タスクのタイトルに、親タスクのタイトルも入れてしまえば良いのでは?と思ったのとほぼ同時に、サブタスク機能いらないのでは?と気づいた訳です(笑)

今では、「親タスク」+空白文字+「子タスク」というタイトル表記法を取り入れて、サブタスク機能は使っていません。

予実は気にしない。期限管理のみ。

著者は、コンテキストを時間帯毎に区切って、その中にタスクを放り込んでいるそうです。さらに、各タスクに実績時間を入力して、自分の生産性を測定し、作業時間の見積精度を上げているそうです。本を読んだ時は、このPDCAサイクルの美しさに感動し、私もやってみたいと思ったわけですが、いざ始めてみると…やってないです(汗)。

実は昔、個人レベルの予実管理は、独自システムまで作って2年くらいトライしてみた結果、あまり役に立たなかった経験があります。自分の感覚を裏付ける数字は取れたものの、そこから先の改善に繋がらなかったのです。

そういう訳で、実績入力には二の足を踏んでいます。終わったタスクをチェックして消し込むという、シンプルな実績管理をしています。

その代わり、各タスクに期限(Due Date)を入れる事にしています。期限から逆算して、各タスクにどれくらい時間をかけるべきか頭の中で計算しているのです。今のところ、こんなやり方でも役に立っています。

週1のバックアップを忘れなくなった!

ToodleDoを使うまで、これは不可能なことでした(笑)。紙の手帳は10年以上続けているですが、こういう周期的なタスクを紙の手帳で管理しようとすると、毎週・毎月、次のページに同じタスクを記入する必要があります。私はものぐさなので、重要なタスクならまだしも、忘れてもそれほどインパクトのないタスクは、いちいち記入しません。

ToodleDoは、タスクに周期を設定しておけば、自動的に次のタスクを差し込んでくれるので、とっても便利です。実は、「週1回、アメブロをバックアップしています」は、これをトリガーにしています。

タスク粒度は粗め。

タスクは細かく分けるべきという主張には、見習うべき教訓が含まれていると感じています。実際、私がタスク管理してみようと思ったのは、著者のタスクの細かさにドン引きすると同時に、なぜそこまで熱中できるのだろう?と不思議に思った好奇心がきっかけです。

とはいえ、今の私のタスク粒度は、結構粗めです。ToDoリスト外の割り込みタスクがちょくちょく入ってくる状況なので、粒度を細かくするとタスクの組み替えが面倒になる気がして、躊躇しているのです。

そこまで細かくしなくても、ちゃんと役に立っているので、まぁいいかなと。

タスクの見直しは通勤中に。

毎朝、私は今日やるタスクに星をつけています。(フラグのようなものです)ToDoリストは、星・期限順で並べていて、終わったタスクはチェックをつけて消し込みます。

通勤中、電車の中でToodledoのiPhoneアプリを開いて、今日やることをチェックしたり、もっと効果的な順番にできないか考えたり、追加すべきタスクや漏れているタスクがないか思い返したりしています。

 

 

 

みなさんは、日々のタスクをどう管理していますか?